Nếu bạn thường xuyên sử dụng các ứng dụng đọc mail như Microsoft Outlook, Apple Mail hay Thunderbird… thì cần phải biết POP3 là gì. POP3 hay IMAP là những giao thức phổ biến mà người dùng cần lựa chọn trong quá trình thiết lập các ứng dụng email. Chúng quyết định đến cách thức hoạt động của các ứng dụng này. Vậy bạn có nên lựa chọn POP3 hay không, giao thức này có những ưu nhược điểm nào, chúng hoạt động ra sao? Cùng Pho Tue Software Solutions chia sẻ những thông tin chi tiết ngay tại đây nhé. 
 

Giao thức POP3 là gì?

POP3, viết tắt của cụm từ Post Office Protocol 3, là một giao thức nhận thư điện tử cho các ứng dụng email client như Thunderbird, Outlook, Mac Mail,… Nhờ kết nối TCP/IP, POP3 có thể thực hiện tải email từ server mail xuống thiết bị điện tử như máy tính, smartphone của bạn. Điều đặc biệt là bạn có thể xem những email đó ngay cả khi không có kết nối internet. Sau khi đã tải thư, giao thức này sẽ thực hiện xóa vĩnh viễn email đó trên máy chủ.

Tìm hiểu giao thức POP3 trong email

Nguồn gốc của POP3 là gì? Đó chính là giao thức POP, một giao thức nhận email đã xuất hiện từ rất lâu trước đây. Vì ban đầu máy tính vẫn còn nhiều hạn chế về tốc độ và băng thông, nên giao thức POP được tạo ra với một đặc điểm là giúp tải các email từ máy chủ về để đọc offline, và xóa chúng khỏi server để tránh làm server quá tải.

Phiên bản POP1 xuất hiện vào năm 1984, sau đó POP2 đã ra đời năm 1985 với nhiều điểm nâng cấp. Và hiện tại POP3 là phiên bản mới nhất và được người dùng sử dụng nhiều nhất. Qua nhiều phiên bản khác nhau, điểm đặc biệt của POP vẫn được giữ lại trong POP3 đó là tải bản copy email về thiết bị và xóa bản gốc trên server. Điều này có thể nói là điểm mạnh nhưng cũng đồng thời là điểm yếu của giao thức này. Phần này sẽ được nói rõ hơn ở các mục bên dưới.

POP3 hoạt động như thế nào?

Để hiểu cách thức hoạt động của POP3 là gì, có thể tham khảo hình ảnh dưới đây:

 

Đầu tiên, ứng dụng nhận mail với giao thức POP3 sẽ kết nối đến server (máy chủ) email trên internet để nhận toàn bộ những thư trong tài khoản mail. Sau đó, các thư sẽ được lưu cục bộ về thiết bị của người dùng đồng thời các mail đó sẽ bị xóa khỏi server. Cuối cùng, ứng dụng sẽ ngắt kết nối với máy chủ. Nói chung, người dùng chỉ cần kết nối mạng để nhận và gửi mail còn các thao tác còn lại hoàn toàn không cần internet nhờ vào giao thức POP3.

Ưu nhược điểm của POP3 là gì?

Trước khi tìm hiểu ưu điểm và nhược điểm của POP3 là gì thì bạn cũng nên biết sơ lược về IMAP, một giao thức nhận email cũng vô cùng phổ biến. IMAP là một giao thức giúp truy xuất trực tiếp hộp thư email của người dùng trên server mà không tự động tải các mail  về máy như POP3. Nó chỉ thực hiện lưu tạm thời các thông tin như trạng thái mail, danh sách mail… vào bộ nhớ đệm. IMAP chỉ tải về nội dung mail, file đính kèm khi bạn bấm vào nó.

 

Vậy đâu là ưu điểm của POP3 để người dùng phải chọn nó thay vì IMAP?

- Email luôn được tự động lưu trữ cục bộ trên thiết bị nên bạn có thể xem thư điện tử bất cứ lúc nào dù không có kết nối internet. Ngược lại, với IMAP, những email chưa được mở lần nào sẽ cần có kết nối mạng mới có thể xem được. Tất nhiên với POP3 cũng như IMAP đều cần phải có internet đế có thể gửi và nhận email mới.

- POP3 sẽ giúp bạn tiết kiệm không gian lưu trữ dữ liệu trên máy chủ mail vì tất cả các thư điện tử sau khi được tải về thiết bị smartphone hay máy tính của bạn sẽ bị xóa vĩnh viễn khỏi server. Nếu bạn dùng giao thức IMAP thì dễ dẫn đến tình trạng quá tải server nếu bạn không chủ động xóa bớt các email cũ.

- Khả năng xảy ra lỗi của giao thức POP3 thấp hơn so với các giao thức khác nên nhiều người vẫn lựa chọn nó làm phương thức nhận mail.

- Mặc dù ờ trên có đề cập rằng giao thức POP3 tiến hành xóa hết các email trên máy chủ server sau khi tải về máy nhưng bạn vẫn có thể thiết lập cho phép để lại bản sao email trên server.

- POP3 cho phép bạn hợp nhất nhiều tài khoản email cũng như nhiều server vào cùng một hộp thư đến. Điều này giúp việc đọc thư điện tử trở nên nhanh chóng, thuận tiện hơn, tránh mất thời gian kiểm tra từng tài khoản email khác nhau.

Bên cạnh những ưu điểm trên, POP3 vẫn còn nhiều hạn chế khiến người dùng ngại sử dụng như:

- Giao thức POP3 luôn tự động tải các email mới về một thiết bị nhất định và sau đó sẽ xóa chúng khỏi máy chủ mail nên bạn sẽ không thể xem lại các thư điện tử này trên các thiết bị khác. Điều này hoàn toàn trái ngược với IMAP, email không tự động xóa trên server nên bạn hoàn toàn có thể xem lại chúng trên mọi thiết bị có kết nối với tài khoản mail đó. Tuy nhiên, POP ngày càng phát triển nên bạn có thể thiết lập “mark as read” với các email đã xem để POP3 không xóa chúng khỏi server.

- POP3 khiến bạn gặp khó khăn trong việc chuyển đổi ứng dụng đọc email hơn. Ví dụ bạn muốn chuyển từ ứng dụng Thunderbird sang Outlook thì các email cũ quan trọng của bạn có thể chuyển qua hay không nếu dùng POP3? Câu trả lời là có nhưng bạn phải tìm cách thiết lập để POP3 không tự động xóa thư trên server như trên đã nói hoặc bạn phải tiến hành sao chép mail từ ứng dụng cũ sang ứng dụng mới rất phiền phức… Nhưng nếu dùng IMAP, vì tất cả dữ liệu vẫn còn được lưu trên server nên việc cần làm chỉ là đăng nhập tài khoản email của bạn trên ứng dụng mới.

- Với POP3, các email thường được tải về tự động nên tốc độ tải mail sẽ chậm hơn so với IMAP. IMAP chỉ tải về thiết bị danh sách email cùng với tiêu đề, người gửi… còn nội dung cụ thể hay file đính kèm chỉ được lưu khi bạn mở mail đó.

- POP3 tự động tải email về máy sẽ khiến bộ nhớ thiết bị nhanh bị đầy hơn so với các giao thức như IMAP (chỉ tải toàn bộ nội dung mail về khi được phép).

- Sử dụng giao thức POP3 có nguy cơ khiến bạn mất trắng toàn bộ email của mình đã lưu, điều này còn “thốn” hơn nếu đó là những email quan trọng. Ví dụ bạn bị mất hay làm hỏng điện thoại, laptop thì toàn bộ email cũ trên thiết bị đó sẽ một đi không trở lại. Vì như trên đã nói, dùng POP3 thì server không còn lưu email đã tải về nữa nữa và bạn cũng không thể xem chúng trên thiết bị khác. Nhưng nếu sử dụng IMAP thì chúng vẫn còn trên máy chủ mail nên bạn không cần phải lo lắng.

Trên đây là một vài thông tin về giao thức nhận email POP3. Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu được POP3 là gì, khi nào nên dùng POP3 và khi nào dùng IMAP… Tiếp tục cập nhật những bài viết hữu ích về công nghệ từ Pho Tue Software Solutions nhé!